Mikä on toimiston rooli tulevaisuudessa?

Miksi mennä toimistoon, kun voit välttää työmatkaan kulutetun ajan ja pysyä kotona rennosti tehden tehokkaasti töitä ilman häiriöitä? Miksi pitää yllä yrityksen toimitiloja, kun voit sen sijaan tukea hajautettua työtä ja säästää kiinteistökuluissa? Jopa ennen pandemiaa organisaatiot esittivät näitä kysymyksiä – ja COVID-19 on lisännyt keskustelua.

Suuntaus kohti hajautetumpaa työskentelymallia – mallia, jossa toimisto jatkaa kriittistä roolia auttaessaan organisaatioita saavuttamaan haluamansa liiketoiminnan tulokset. Tässä Herman Millerin tutkimuksiin ja oheiseen alkuperäiseen dokumenttiin perustuen haluamme auttaa sinua pohtimaan työpaikan muuttuvaa tarkoitusta ja saamaan selkeämmän näkökulman siihen, miksi toimisto pysyy merkityksellisenä pitkälle tulevaisuuteen.

Koppikonttoreista avotoimistoihin – toimiston tiivistämisen vaikutus

Viime vuosien aikana työ – ja työpaikat – on hajautunut yhä enemmän, kun ihmiset työskentelevät kodeissaan, mökeillään, kahviloissa ja kolmansien osapuolten jaetuissa työtiloissa. Ihmiset työskentelevät myös eri aikoina koko päivän, perustuen heidän mieltymyksiinsä, perheeseen liittyviin velvoitteisiinsa tai riippuen reaaliaikaisten yhteyksien tarpeesta eri aikavyöhykkeillä työskenteleviin kollegoihin.

Tästä muutoksesta huolimatta miten ja missä työ tapahtuu, monet organisaatiot ajattelevat työntekijöitä joko ”toimistotyöntekijöinä” tai ”etätyöntekijöinä” ja odottavat heidän työskentelevän perinteisinä työaikoina. Samaan aikaan monet organisaatiot ovat asettaneet etusijalle tiivistämisstrategiat (työntämällä enemmän ihmisiä vähempään tilaan) – huomioimatta toimintoperusteista työskentelyä – activity-based work (tarjoamalla vaihtoehtoisia työtiloja vastaamaan ihmisten tarpeita ja päivittäisiä tehtäviä).

Lopputulos? Avoimet, työpöytäintensiiviset toimistotilat, joita työntekijät eivät ole ottaneet hyvin vastaan. Hiljattain tehdyn työpaikkakäyttöä koskevien Herman Millerin tutkimusten¹ analyysit osoittavat, että vaikka avotoimistoihin on sijoitettu enemmän pöytiä, myös näiden pöytien käyttöaste on ollut vähäisempää ja laskevassa suunnassa. Ihmiset eivät ole ottaneet niitä omikseen vaan kokevat niissä työskentelyn rauhattomaksi ja etsivät muita työpisteitä – usein toimiston ulkopuolella.

Kokeilusta käytäntöön: Monipaikkaisesta työstä tulee normi

Kun COVID-19 pakotti suuren osan maailmasta karanteeniin, kotona työskentelystä tuli laajennettu kokeilu. Vaikka kokemukset ovat olleet työntekijöille ristiriitaisia, on se muuttanut merkittävästi monien organisaation johtajien mielipiteitä toimiston ulkopuolella työskentelyn kannattavuudesta. Harvard Business Review -lehden mukaan 42 prosenttia työnantajista sanoo nyt, että suuri osa heidän työvoimastaan voi työskennellä etänä verrattuna 14 prosenttiin ennen pandemiaa². Tämä yhdessä kriisin aiheuttamien taloudellisten haasteiden kanssa saa organisaation johtajat tarkastelemaan uudelleen toimistonsa tarkoitusta. Toimistoa, kuten sen aikaisemmin käsitimme, ei enää pidetä vaatimuksena työntekijöiden tuottavuuden mahdollistamiseksi, mutta se voi olla kukoistavan yrityskulttuurin ja onnistuneen hajautetun työstrategian kulmakivi.

Monipaikkainen työskentely: Tulevaisuuden työpaikan rakentaminen

Jotta työpaikat pysyisivät tarkoituksenmukaisina, niiden on autettava ihmisiä tekemään parhaansa riippumatta siitä, missä tai milloin he työskentelevät. Tämä tarkoittaa, että työpaikan on kehityttävä yksittäisestä tilasta dynaamiseksi monipaikkaiseksi verkostoksi, josta työntekijät valitsevat missä ja milloin työskentelevät. Toimistosta tulee tehdä houkutteleva ja viihtyisä tila, joka edistää työntekijöiden sosiaalisia yhteyksiä ja vuorovaikutusta, joita kaipaamme työskennellessämme yksin. Se toimii myös paikkana, joka mahdollistaa oppimisen, säilyttää ja kehittää yrityskulttuuria ja vahvistaa organisaation brändiä.

Osa työntekijöistä työskentelee jatkossakin päivittäin toimistoista, mutta toisille monipaikkainen työ on normaalia. Vähemmän työntekijöitä tulee päivittäin toimistoon vain tarkistamaan sähköposteja ja osallistumaan kokouksiin, joten yleiset avoimet työpöydät ja perinteiset kokoushuoneet ovat vähemmällä käytöllä. Ihmiset etsivät työtiloja kulloisenkin työtehtävänsä mukaan, jotka mahdollistavat sosiaalisen kanssakäymisen, keskittymisen työtehtäviin ja luovaan työhön tiimeissä.

Esimerkkejä tämän tyyppisistä tiloista:

• Tilat, jotka kannustavat ihmisiä vuorovaikutukseen kollegoiden kanssa, joita ei tapaa päivittäin. Näiden suhteiden rakentaminen on kriittistä kulttuurin ylläpitämiseksi ja ihmisten auttamiseksi tuntemaan tarkoituksellisuutta ja yhteisöllisyyttä.
• Työpisteet, jotka ovat varattavissa etukäteen ja hygieniasta sekä muusta turvallisuudesta on huolehdittu. Nämä ovat erityisen tärkeitä asioita ottaa huomioon, koska monilla ihmisillä on vaikeuksia keskittyä kotona, erityisesti aivointensiiviseen työhön.
• Vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön kannustavat tilat. Tällaiset paikat antavat ihmisille aikaa, tilaa ja työkaluja monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen, joita on vaikea ratkoa etänä.

Luomalla toimitilat, jotka täyttävät ihmisten yksilölliset tarpeet, sekä organisaatiot että heidän henkilöstönsä voivat paremmin, viihtyvät ja tuottavat tulosta. Koska monipaikkainen työ vähentää tarvetta tiiviiseen tilasuunnitteluun, yritykset säästävät tilakustannuksissa ja voivat luoda työntekijöilleen houkuttelevampia työskentelytiloja. Antamalla työntekijöille valinnanvapaus työskennellä paikassa, jossa on huomioitu hyvinvointi ja yksilölliset tavat työskennellä, he kokevat viihtyvyyttä ja turvallisuutta, joita tarvitsevat menestyäkseen.

Tammikuussa 2020 julkaistun Gallup tutkimuslaitoksen raportin mukaan työntekijöillä, joilla on valinnanvapaus, milloin tulla toimistoon ja milloin työskennellä etänä, oli enemmän sitoutumista yritykseen kuin niillä, jotka viettivät suurimman osan ajastaan toimistossa tai työskentelivät vain etänä³. Tämä näkyy yrityksen toiminnassa myös näin:

• 41 % alhaisemmat poissaolot
• 40% vähemmän laatuvirheitä
• 21% parempi kannattavuus

Yhteenveto

1. Monipaikkainen työskentely – ihmisillä on mahdollisuus työskennellä eri aikoina ja eri paikoissa – ei ole uusi asia, mutta pandemia on kiihdyttänyt tarvetta.
2. Ihmiset voivat olla tuottavia työskennellessään muualla, mutta toimistot tarjoavat silti lisäarvoa yksilöiden ja tiimien sosiaaliseen ja yhteistyö tarpeeseen.
3. Jotta tulevaisuuden toimistot pysyisivät tärkeinä, niiden on vahvistettava yrityksen kulttuuria ja yhteisöä, tuettava yksilökeskeisyyttä ja helpotettava intensiivistä tiimityötä.
4. Etänä työskentelyn kokemus on jokaiselle erilaista. Yritysten tulisi jatkuvasti pyrkiä auttamaan ihmisiä pysymään terveinä ja tuottavina riippumatta siitä, missä he työskentelevät.
5. Ei ole vain yhtä oikeaa ratkaisua, vaan kunkin yrityksen on pohdittava ratkaisujaan omista lähtökohdistaan ja toimintakulttuurinsa kautta.

Useiden kyselyiden ja tutkimuksien lopputuloksena näyttäisi siltä, että yrityksissä parhaillaan pohditaan, miten toimistoille tullaan takaisin Koronapandemian jälkeen, taataan turvallinen toimistotilojen käyttö, parannetaan työntekijöiden työskentelykokemuksia, pohditaan toimistotilojen kokoa ja ehkä myös samalla muutoksia tehtäessä pohditaan niiden vaikutuksia ympäristöön, kestävään kehitykseen.

Tutustu Herman Millerin Insight Groupin webinaareihin, joissa he jakavat tutkimustietoaan ja kokemuksiaan yhteistyöstä asiakkaiden kanssa, katso tulevat tapahtumat: https://www.hminsightgroup.com/

Herman Miller on yhdysvaltalainen kalustevalmistaja, joka on tunnettu erityisesti ergonomisista designtyötuoleista. Herman Millerin tuotevalikoimaan kuuluvat korkealaatuiset työtuolit, loungekalusteet, toimistokalusteet sekä valaisimia, joista kaikki soveltuvat niin julkitiloihin kuin kotiinkin. Esteettisten ja viimeisteltyjen tuotteiden takana on pitkä tuotekehitysprosessi sekä tutkimustyö yhdessä suunnittelijoiden ja ergonomia-asiantuntijoiden kanssa. HermanMiller on kalustesuunnittelun edelläkävijä, sillä kalusteiden suunnittelutyö ei pelkästään ulotu visuaalisiin tekijöihin vaan suunnittelutyössä on huomioitu käytettävyys, ergonomisuus, kestävyys sekä vihreät arvot.

Lähteet:

1. https://www.hermanmiller.com/content/dam/hermanmiller/documents/research_topics/SpaceUtl.pdf
2. https://hbr.org/2020/07/does-your-company-have-a-long-term-plan-for-remote-work
3. https://www.gallup.com/workplace/283985/working-remotely-effective-gallup-research-says-yes.aspx

Miten voimme auttaa?

KT Interior Oy:n laajasta valikoimasta kalusteita ja valaisimia löytyy ergonomisia ja työhyvinvointia sekä työviihtyvyyttä lisääviä ratkaisuja, jotka auttavat ihmisiä pysymään tuottavina ja terveinä toimistossa, kotona ja muualla. Olitpa vasta aloittamassa työpaikkasi hyvinvoinnin muutosta tai olet tehnyt niin jo vuosia, autamme sinua mielellämme.